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Definition Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?

Von zeroshope 2 min Lesedauer

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Contract Lifecycle Management beschreibt die proaktive Vertragsverwaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation. Inhalte und Klauseln der Papiere werden bei CLM in digitale Prozesse des Unternehmens einbezogen.

Grundlagenwissen zum IT-Business(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)
Grundlagenwissen zum IT-Business
(Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Verträge sind die rechtliche Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehung. In vielen Unternehmen und Organisationen erfolgt die Verwaltung der entsprechenden Papiere aber noch immer weitgehend analog. Contract Lifecycle Management (CLM „Lebenskreislauf-Verwaltung von Verträgen“) ist die Methode, um das Management von Verträgen zu digitalisieren. Die konkreten Dokumente stehen dabei allerdings nicht im Zentrum. Vielmehr geht es um spezifische Inhalte und Klauseln.

CLM erzeugt Templates

CLM geht vereinfacht gesagt davon aus, dass bestimmte Inhalte und Klauseln in Verträgen immer wieder auftreten. Es kann sich beispielsweise um Grußformeln oder allgemeine Geschäftsbedingungen handeln. In einem Unternehmen oder einer Organisation gibt es gemeinhin in jeder Abteilung entsprechende Standardformulierungen. Werden Verträge aufgesetzt, fügen die Autoren diese oft mittels Copy und Paste ein. Die Idee hinter CLM ist es, Templates bzw. Mustervorlagen zu erzeugen, die diese beinhalten. Dies kann in Word geschehen, aber auch in anderen Programmen. Eine bestimmte Softwarelösung ist also nicht für das Contract Lifecycle Management notwendig. Entsprechende Programme existieren allerdings und werden oft in großen Unternehmen eingesetzt, um abteilungsübergreifend verständliche Vorlagen zu besitzen.

Vorteile von CLM

  • Die Mitarbeiter können sich auf die individuellen Inhalte konzentrieren.
  • Die Erstellung von Verträgen gelingt schneller.
  • Bei Änderungen der Standardformulierungen muss nur das entsprechende Template geändert werden.
  • Es bedarf keinerlei Einarbeitung, da weiterhin mit der bisherigen Softwarelösung gearbeitet wird.
  • Es existieren bereits zahlreiche CLM-Templates, die als Vorlage genutzt werden können. Allerdings ist stets auch die individuelle Erstellung möglich.

Nachteile von CLM

  • Wer sich für ein spezialisiertes CLM-System statt für eine Umsetzung über bestehende Lösungen entscheidet, gibt einige der Vorteile auf. Schulungen können beispielsweise doch notwendig werden. Außerdem ist eine Anschaffungsinvestition notwendig.
  • Es bedarf einer gewissen Zeit, bis das CLM komplett implementiert ist.
  • Nutzerrollen müssen zugeteilt werden, da die Vorlagen aus datenschutzrechtlichen und Compliance-Gründen sensibel sein können.
  • Es muss klare Vorgaben geben, wer für die Aktualisierung der Templates zuständig ist.
  • Es besteht die Gefahr eines „Wildwuches“, weil Vorlagen ohne zentrale Steuerung erstellt werden. Es muss sich um einen gesteuerten Prozess handeln.

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